Распоряжение Администрации города Сургута от 18.04.2014 N 980 "Об утверждении Порядка организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СУРГУТА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 апреля 2014 г. № 980
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ
ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ "ГОРЗАКУПКИ СУРГУТ"
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Сургута
от 04.06.2014 № 1558, от 03.04.2015 № 1155)
В целях совершенствования системы муниципальных закупок, в соответствии с постановлением Администрации города от 19.02.2014 № 1131 "Об утверждении регламента организации муниципальных закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд в муниципальном образовании городской округ город Сургут", распоряжением Администрации города от 30.12.2005 № 3686 "Об утверждении Регламента Администрации города" (с последующими изменениями):
1. Утвердить Порядок организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут" согласно приложению.
2. Признать утратившими силу распоряжения Администрации города:
- от 21.12.2011 № 3969 "Об утверждении порядка организации электронного документооборота при размещении муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки";
- от 10.09.2012 № 2634 "О внесении изменений в распоряжение Администрации города от 21.12.2011 № 3969 "Об утверждении порядка организации электронного документооборота при размещении муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки".
3. Управлению информационной политики разместить настоящее распоряжение на официальном интернет-сайте Администрации города.
4. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.
Глава города
Д.В.ПОПОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 18.04.2014 № 980
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ
"ГОРЗАКУПКИ СУРГУТ"
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Сургута
от 04.06.2014 № 1558, от 03.04.2015 № 1155)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут" (далее - Порядок) определяет общие принципы организации информационного обмена электронными документами при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд с использованием автоматизированной информационной системы "Горзакупки Сургут" (далее - АИС "Горзакупки Сургут" или Система), интегрированной с единой информационной системой в сфере закупок.
1.2. Понятия, используемые в настоящем порядке, употребляются в значениях, определенных Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной системе) и регламентом организации муниципальных закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд в муниципальном образовании городской округ город Сургут, утвержденным постановлением Администрации города от 19.02.2014 № 1131 (далее - регламент организации закупок).
1.3. Электронные документы, участвующие в документообороте в АИС "Горзакупки Сургут", должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с настоящим порядком. Руководители структурных подразделений Администрации города без образования юридического лица осуществляют подписание документации о закупках самостоятельно. Перечень документов, подписываемых электронной подписью, приведен в разделе 2 настоящего порядка.
(п. 1.3 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 04.06.2014 № 1558)
1.4. На рабочие места пользователей, участвующих в электронном документообороте, должны быть установлены средства электронной подписи, используемые для реализации функций создания электронной подписи и проверки электронной подписи.
1.5. Все пользователи, имеющие право подписи в процессе создания и обмена электронными документами, должны быть обеспечены ключами и сертификатами электронной подписи, позволяющими идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить авторство, подлинность и целостность электронного документа, подписанного электронной подписью.
1.6. Ответственность за содержание и правильность оформления электронного документа несет заказчик.
1.7. При работе в АИС "Горзакупки Сургут" передается, хранится и обрабатывается общедоступная информация, которая подлежит защите в соответствии с требованиями федерального законодательства и иными нормативными актами, устанавливающими режим защиты, хранения и использования информации.
Для обеспечения целостности, достоверности и юридической значимости информации в Системе используются средства электронной подписи.
Требования настоящего Порядка не распространяются на сведения, составляющие государственную тайну.
1.8. До ввода в эксплуатацию единой информационной системы в сфере закупок (далее - ЕИС) информация, подлежащая размещению в ЕИС, размещается на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru.
2. Документы, подписываемые электронной подписью
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута
от 03.04.2015 № 1155)
Подписанию электронной подписью подлежат:
- плановая заявка (для включения в план-график);
- пакет электронных документов (заявка на осуществление закупки, в том числе документация о закупке, проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта);
- изменения, вносимые в документацию о закупке;
- заявка об отмене закупки;
- заявка о проведении предварительного отбора участников закупки в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера;
- заявка на осуществление закупки в соответствии со статьей 93 Закона о контрактной системе, в том числе проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта, отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- заключение заказчика и муниципального казенного учреждения "Управление информационных технологий и связи города Сургута" (далее - МКУ "УИТС г. Сургута") о соответствии заявки участника закупки установленным требованиям в соответствии с абзацами вторым, третьим пункта 5.12 регламента организации закупок;
- итоговое заключение уполномоченного органа в соответствии с абзацем четвертым пункта 5.12 регламента организации закупок.
3. Участники, задействованные в электронном документообороте
3.1. При взаимодействии в электронном документообороте задействованы участники согласования и участники процесса осуществления закупок.
3.2. Участники согласования - структурные подразделения Администрации города, осуществляющие согласование пакета документов для осуществления закупки. К участникам согласования относятся:
- департамент по экономической политике;
- департамент финансов;
- правовое управление;
- МКУ "УИТС г. Сургута";
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
- управления бюджетного учета и отчетности.
3.3. Участники процесса осуществления закупок - структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения (муниципальные бюджетные учреждения, муниципальные казенные учреждения), участвующие в электронном документообороте. К участникам процесса осуществления закупок относятся:
- заказчики (муниципальные заказчики и муниципальные бюджетные учреждения);
- кураторы (департамент образования, департамент культуры, молодежной политики и спорта) - в части совместных конкурсов и аукционов для подведомственных учреждений;
- уполномоченный орган (департамент по экономической политике) - в части совместных конкурсов и аукционов для заказчиков, не подведомственных кураторам;
- муниципальное казенное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута" (далее - МКУ "МФЦ") - в части подготовки проектов контрактов для муниципальных учреждений, с которыми заключен договор (соглашение);
- муниципальное казенное учреждение "Управление дошкольными образовательными учреждениями" (далее - МКУ "УДОУ"), муниципальное казенное учреждение "Управление учета и отчетности образовательных учреждений" (далее - МКУ "УУиООУ") - в части подготовки проектов контрактов для учреждений, подведомственных департаменту образования.
(п. 3.3 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
4. Организация электронного документооборота
при формировании план-графиков закупок
4.1. Заказчики осуществляют формирование план-графиков закупок самостоятельно в АИС "Горзакупки Сургут" в соответствии с руководством пользователя для заказчиков в виде плановых заявок строк план-графика закупок.
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
4.2. Заказчики, подведомственные куратору, формирование и утверждение план-графиков осуществляют в следующем порядке:
4.2.1. Заказчик разрабатывает план-график закупок, вносит плановые заявки в АИС "Горзакупки Сургут" и направляет его на согласование куратору.
4.2.2. Куратор рассматривает план-график на предмет соответствия действующему законодательству в течение пяти рабочих дней и в случае соответствия согласовывает (в случае несоответствия - возвращает на доработку).
4.2.3. Заказчик утверждает план-график закупок при положительном согласовании куратором.
4.3. Для муниципального заказчика Администрации города формирование и утверждение план-графика закупок осуществляется в следующем порядке:
4.3.1. Структурные подразделения Администрации города разрабатывают план-график закупок самостоятельно, вносят плановые заявки в АИС "Горзакупки Сургут" и направляют на согласование в департамент по экономической политике и управление бюджетного учета и отчетности.
4.3.2. В течение трех рабочих дней осуществляется рассмотрение плана-графика закупок департаментом по экономической политике - на соответствие действующему законодательству, управлением бюджетного учета и отчетности - на соответствие кодам бюджетной классификации и утвержденным лимитам бюджетных обязательств. В случае соответствия план-график согласовывается, в случае несоответствия - возвращается на доработку.
4.3.3. План-график утверждается муниципальным правовым актом Администрации города, подготовку проекта которого осуществляет департамент по экономической политике.
(п. 4.3 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
4.4. После утверждения плана-графика закупок заказчики через систему АИС "Горзакупки Сургут" размещают план-график закупок на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru.
Размещение план-графика закупок для муниципального заказчика Администрация города осуществляет департамент по экономической политике.
(п. 4.4 введен распоряжением Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
5. Подача заявок на осуществление закупок
5.1. Порядок подачи заявок на осуществление закупок заказчиками:
5.1.1. Своевременное формирование муниципальных закупок обеспечивают заказчики в соответствии с план-графиком закупок.
5.1.2. Заказчики в АИС "Горзакупки Сургут" формируют заявку и прикрепляют к ней файлы, которые составляют пакет электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка.
5.1.3. Состав пакета электронных документов, формируемых заказчиками, и количество участников его согласования зависит от вида закупки и заказчика (при этом учитывается организационно-правовая форма заказчика, наличие договора (соглашения) с МКУ "МФЦ", схема подготовки проекта контракта для учреждений, подведомственных департаменту образования).
5.1.4. Пакет электронных документов подписывается заказчиком электронной подписью и направляется на согласование.
После подписания документов отправленная заявка отображается в Системе в папке "отправленные".
5.2. Особенности подачи заявок на осуществление закупок заказчиками - муниципальными учреждениями, которыми заключен договор (соглашение) с МКУ "МФЦ", и учреждениями, подведомственными департаменту образования:
5.2.1. Заказчики формируют заявку и пакет электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка (за исключением проекта контракта) и направляют в МКУ "МФЦ", МКУ "УДОУ" либо МКУ "УУиООУ" соответственно для подготовки проекта контракта.
5.2.2. МКУ "МФЦ", МКУ "УДОУ" либо МКУ "УУиООУ" осуществляют подготовку проекта контракта и направляют его заказчику. Срок подготовки проекта контракта - пять рабочих дней.
5.2.3. После получения проекта контракта заказчик подписывает пакет электронных документов электронной подписью и направляет на согласование.
5.3. Особенности подачи заявок на осуществление закупок заказчиками, подведомственными куратору:
5.3.1. Заказчики формируют заявку с приложением пакета электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка, подписывают электронной подписью и через АИС "Горзакупки Сургут" направляют куратору.
5.3.2. Куратор проверяет электронные документы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства и согласовывает, после чего пакет регистрируется в Системе в папке "отправленные". Срок согласования куратором - пять рабочих дней.
6. Согласование пакета документов
6.1. После регистрации в АИС "Горзакупки Сургут" пакета документов каждому из участников процесса согласования предоставляется доступ к документам пакета в режиме "только чтение", вносить изменения в структуру и содержание согласуемых документов запрещается.
(п. 6.1 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
6.2. Согласование пакета электронных документов в АИС "Горзакупки Сургут" происходит одновременно всеми участниками согласования (за исключением кураторов).
6.3. Согласование пакета документов осуществляет:
- департамент финансов (в отношении муниципальных заказчиков: Администрация города, структурные подразделения Администрации города, муниципальные казенные учреждения) - на наличие лимитов бюджетных обязательств в разрезе кодов бюджетной классификации и кодов внутреннего бюджетного классификатора в размере, требуемом для осуществления закупки в соответствии с заявкой;
- департамент по экономической политике (в отношении всех заказчиков) - подтверждает согласование пакета документов в случае соответствия технического задания, проекта контракта, обоснования начальной (максимальной) цены контракта (цены лота) законодательству, наличие согласований всех согласующих сторон;
- правовое управление (в отношении муниципальных заказчиков: Администрация города, структурные подразделения Администрации города) - на соответствие проекта контракта техническому заданию и законодательству о контрактной системе;
- МКУ "УИТС г. Сургута" (в отношении всех заказчиков) - на соответствие пункту 5.5 регламента организации закупок;
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
- управление бюджетного учета и отчетности (в отношении муниципального заказчика Администрация города) - на соответствие закупки законодательству Российской Федерации, муниципальным правовым актам, соблюдение требований к первичным документам, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", срокам представления документов и оплаты, соответствие утвержденной бюджетной росписи, целесообразности закупки, расчеты и условия, из которых будет складываться сумма обязательства.
6.4. Срок проведения согласования составляет пять рабочих дней со дня поступления заявки. Предельное количество заявок для согласования на один рабочий день - тридцать. В случае превышения предельного количества заявок сроком начала согласования будет являться следующий рабочий день.
(п. 6.4 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
6.5. В процессе согласования каждый из участников согласования рассматривает соответствующие ему документы согласно пункту 6.2. Результатом рассмотрения документов является либо отметка о согласовании, либо замечания к составу, структуре или содержимому документов.
6.6. Система фиксирует дату и время создания замечаний, наименование участника, сделавшего замечание, описание замечания. Внесенное замечание сохраняется в Системе в виде отдельного объекта, связанного с соответствующим документом (в виде файла формата MicrosoftWord или в виде поля ввода экранной формы Системы).
6.7. При наличии замечаний Система возвращает заявку заказчику. Срок устранения замечаний заказчиком ограничен и составляет пять рабочих дней с момента поступления пакета документов заказчику на устранение замечаний (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки, иначе - со следующего рабочего дня). После устранения замечаний пакет документов передается на согласование повторно.
6.8. Срок повторного согласования составляет три рабочих дня, а для куратора - пять рабочих дней (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). В случае нарушения срока устранения замечаний, предусмотренного пунктом 6.7 настоящего Порядка, срок для повторного согласования составляет пять рабочих дней.
6.9. При возникновении у заказчика необходимости внесения изменений в пакет документов заказчик формирует изменения в документацию и направляет его на согласование. Срок согласования составляет один рабочий день (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). Изменения в документацию о закупке размещаются уполномоченным органом в ЕИС в течение одного дня.
6.10. Закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 1 - 3, 6 - 8, 11 - 14, 16 - 19 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе, осуществляются на основании план-графика закупок, размещенного в единой информационной системе, в следующем порядке:
6.10.1. Заказчик не позднее чем за 15 дней до даты заключения контракта направляет в уполномоченный орган:
- заявку на осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);
- расчет и обоснование начальной (максимальной) цены контракта;
- проект контракта;
- отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
Требование о подготовке отчета о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также расчета и обоснования начальной (максимальной) цены контракта не распространяется на случаи осуществления закупок, предусмотренные частью 3 статьи 93 Закона о контрактной системе. Проект контракта в указанных случаях в уполномоченный орган не направляется.
(абзац введен распоряжением Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
6.10.2. Уполномоченный орган рассматривает документы на предмет их соответствия сведениям, указанным в план-графике закупок, по результатам рассмотрения осуществляет подготовку извещения об осуществлении закупки и размещает его в единой информационной системе не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта.
6.10.3. Для заказчиков, подведомственных куратору, осуществляется дополнительное согласование куратором. Куратор в срок не более пяти рабочих дней рассматривает документы на предмет их соответствия требованиям законодательства. В случае согласования куратором пакет документов направляется в уполномоченный орган.
6.11. Согласованный всеми участниками согласования пакет документов поступает в уполномоченный орган, после чего Система автоматически формирует извещение об осуществлении закупки. Уполномоченный орган утверждает извещение об осуществлении закупки и размещает его в ЕИС.
7. Формирование протоколов, отчетов, реестра контрактов
7.1. Все протоколы комиссии по осуществлению закупок формируются Системой в следующем порядке:
7.1.1. Заказчики, МКУ "УИТС г. Сургута" в соответствии с абзацами вторым, третьим пункта 5.12 регламента организации закупок посредством АИС "Горзакупки Сургут" направляют в уполномоченный орган заключение о соответствии заявок участников закупки. При наличии замечаний к представленному заключению уполномоченный орган вправе вернуть его исполнителю на доработку.
7.1.2. Итоговое заключение уполномоченного органа в соответствии с абзацем четвертым пункта 5.12 регламента организации закупок формируется Системой с учетом заключений, указанных в пункте 7.1.1 настоящего порядка, и представляется для сведения членам комиссии.
7.1.3. Протокол комиссии по осуществлению закупок формируется Системой с учетом данных, содержащихся в заключении уполномоченного органа, и после проверки и корректировки подписывается членами комиссии.
(п. 7.1 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
7.2. Реестр контрактов заказчиков формируется ежедневно в 06.30 посредством импорта данных с ЕИС. Контракты отображаются в Системе с учетом статуса исполнения: "на исполнении", "без этапов", "неисполненные этапы", "неисполненные контракты", "исполненные контракты". В случае нарушения сроков исполнения контракта АИС "Горзакупки Сургут" автоматически оповещает заказчика о просрочке для осуществления претензионной работы.
7.3. Системой предусмотрено формирование отчетов в разрезе информации, внесенной в Систему.
В целях обеспечения контроля за закупками товаров, работ, услуг, осуществленными на основании пунктов 4, 5 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе, а также формирования отчетов об осуществлении таких закупок заказчики вносят в Систему сведения о таких контрактах в течение пяти рабочих дней с даты их заключения.
8. Порядок хранения и уничтожения пакетов
электронных документов, подписанных электронной подписью
8.1. Документы, подписываемые электронной подписью в соответствии с разделом 2 настоящего порядка, хранятся в АИС "Горзакупки Сургут" в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях (три года).
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
8.2. Документы, указанные в пункте 8.1 настоящего порядка, установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены МКУ "УИТС г. Сургута" по согласованию с уполномоченным органом.
(п. 8.2 в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
8.3. Перечень документов, подлежащих уничтожению, формируется АИС "Горзакупки Сургут". Перечень формируется в виде таблицы, в которой отражаются следующие параметры: наименование закупки, наименование заказчика, вид закупки, дата закупки, срок хранения, объем (количество листов).
8.4. Ответственность за хранение и создание резервных копий электронных документов (создание резервных копий файлов и баз данных) несет МКУ "УИТС г. Сургута". Резервное копирование осуществляется ежедневно.
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
9. Системный администратор и администратор Системы
9.1. Функции системного администрирования АИС "Горзакупки Сургут", в том числе функции по организации эксплуатации Системы, осуществляет МКУ "УИТС г. Сургута":
(в ред. распоряжения Администрации города Сургута от 03.04.2015 № 1155)
- обеспечение работоспособности, предупреждение сбоев в работе серверного оборудования и системного программного обеспечения;
- установка обновлений АИС "Горзакупки Сургут", предоставленных разработчиками Системы;
- обновление общероссийских справочников по согласованию с уполномоченным органом;
- настройка и обеспечение работоспособности рабочего места пользователя для обеспечения работы в Системе в соответствии с инструкциями разработчиков Системы;
- предотвращение несанкционированного доступа к обрабатываемой в АИС "Горзакупки Сургут" информации;
- предотвращение утери и восстановление информации при возникновении аварийных ситуаций;
- уничтожение пакетов электронных документов, установленные сроки хранения которых истекли, по согласованию с уполномоченным органом.
9.2. Администратором Системы является уполномоченный орган. Администратор Системы осуществляет:
- внесение сведений об организациях, участвующих в процессе осуществления закупки;
- аккредитацию организаций Системы;
- назначение прав пользователей в соответствии с их функциональными обязанностями и уровнем доступа к защищаемым данным;
- консультация пользователей по работе в Системе;
- управление Системой, настройка параметров функционирования Системы;
- регистрация пользователей Системы, внесение сведений о пользователях, редактирование, удаление, блокирование;
- управление журналом событий и журналом ошибок;
- управление разделом нормативных правовых, регламентирующих документов и новостной ленты.
9.3. Взаимодействие системного администратора и администратора Системы осуществляется посредством ЕДС-ИТ. Заявки ЕДС-ИТ по системному администрированию АИС "Горзакупки Сургут" имеют статус "VIP".
------------------------------------------------------------------