Распоряжение Администрации города Сургута от 31.01.2014 N 193 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СУРГУТА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 января 2014 г. № 193

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

В соответствии с Регламентом Администрации города, утвержденным распоряжением Администрации города от 30.12.2005 № 3686 (с изменениями от 31.12.2013 № 4621), в целях совершенствования организации делопроизводства и документооборота, повышения качества подготовки документов структурными подразделениями Администрации города:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации города согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города:
2.1. Обеспечить ознакомление работников структурного подразделения с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города под роспись в течение месяца с момента издания настоящего распоряжения.
2.2. Предоставить информацию об ознакомлении работников с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
3. Признать утратившими силу распоряжения Администрации города:
- от 29.12.2006 № 2574 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Сургута";
- от 01.02.2012 № 255 "О внесении изменений в распоряжение Администрации города от 29.12.2006 № 2574 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Сургута".
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города Алешкову Н.П.

Глава города
Д.В.ПОПОВ





Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 31.01.2014 № 193

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации города (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, копированием и тиражированием служебных документов несекретного характера в Администрации города и ее структурных подразделениях.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с документами в электронном виде, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий. Инструкция подготовлена в целях совершенствования работы с документами, упорядочения документооборота и обеспечения контроля исполнения документов на базе применения новых информационных технологий.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством, требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, Уставом муниципального образования городской округ город Сургут, Регламентом Администрации города.
1.4. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (государственную, служебную и иную охраняемую законом тайну, персональные данные, с грифом "для служебного пользования"), электронными документами и документами по ведению кадрового делопроизводства регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств, информационных технологий в работе с документами, контроль за организацией делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации города осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города.
1.7. Деятельность по организации и ведению делопроизводства в Администрации города и ее структурных подразделениях осуществляет муниципальное учреждение, которому переданы отдельные функции по организационному и документационному обеспечению деятельности Администрации города и ее структурных подразделений в соответствии с муниципальным правовым актом (далее - специализированное муниципальное учреждение).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на сотрудников специализированного муниципального учреждения, ответственных за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.8. Контроль за исполнением документов и соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города осуществляется руководителем структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения обязан принимать меры к сокращению документооборота.
1.9. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами высшими должностными лицами Администрации города возлагается на помощников (секретарей) соответствующих высших должностных лиц Администрации города.
Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами помощником, советником и консультантом Главы города несут они самостоятельно.
1.10. Требования Инструкции обязательны к исполнению всеми работниками Администрации города.
Вновь принятые на работу сотрудники Администрации города должны быть ознакомлены с текстом настоящей Инструкции работником специализированного муниципального учреждения, факт ознакомления должен быть подтвержден личной подписью работника в специальном журнале, оформленном согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Контроль за ознакомлением осуществляет непосредственный руководитель принятого специалиста.
1.11. Работники Администрации города несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации, а также информируют руководство о состоянии их исполнения.
Сведения, содержащиеся в служебных документах на стадии подготовки в Администрации города являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего с документами.
Об утрате документа работники Администрации города немедленно сообщают непосредственному руководителю. По факту утраты документов Главой города назначается служебное расследование.
В случае временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) работник по указанию непосредственного руководителя передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, его замещающему, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.12. Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только после получения официального запроса в адрес Администрации города с разрешения заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
Передача служебных документов структурного подразделения Администрации города, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
1.13. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами в Администрации города используются электронные информационные системы (далее - ЭИС), которые должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

2. Создание и оформление документов

2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы, создаваемые в Администрации города и ее структурных подразделениях, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в электронном виде и должны иметь установленный состав реквизитов.
2.1.2. Образцы бланков документов в Администрации города и их описание утверждаются муниципальными правовыми актами. В Администрации города используются следующие виды бланков:
С воспроизведением герба муниципального образования городской округ город Сургут:
- общий бланк (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции);
- бланк постановления Главы города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей согласно приложению 3 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения Главы города (по образцу бланка согласно приложению 4 к настоящей Инструкции);
- бланк постановления Администрации города (по образцу бланка согласно приложению 5 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения Администрации города (по образцу бланка согласно приложению 6 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения заместителя главы Администрации города (по образцу бланка согласно приложению 7 к настоящей Инструкции);
- бланки письма Главы города (по образцам бланков с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложениям 8, 9 к настоящей Инструкции);
- бланки письма Администрации города (по образцам бланков с указанием размера шрифта реквизита "Наименование организации" согласно приложениям 10, 11 к настоящей Инструкции);
- бланки приказов структурных подразделений Администрации города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции);
- бланки писем структурных подразделений Администрации города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 13 к настоящей Инструкции).
Без воспроизведения герба муниципального образования городской округ город Сургут:
- бланк письма помощника Главы города (по образцу бланка с условным обозначением полей, указанием размеров полей, размеров шрифтов реквизитов документа и пробелов, отделяющих реквизиты, согласно приложению 14 к настоящей Инструкции);
- бланки писем советника, консультанта Главы города (по образцам бланков согласно приложениям 15, 16 к настоящей Инструкции).
2.1.3. Внутренние документы (заявления, отчеты и другие) оформляются на листах формата А4 или в электронном виде.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows (в том числе табличный материал) с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14. В отдельных случаях, для размещения текста документа на одной странице шрифт может быть изменен до № 13 - 13,5. Для оформления табличных материалов могут применяться шрифты размером № 10 - 12, с возможным использованием переносов.
Каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
В случаях, когда не вмещается одно или два предложения текста документа, допускается уменьшение размера нижнего поля до 10 мм.
Для проектов муниципальных правовых актов и документов длительного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения размер левого поля составляет 30 мм.
2.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.3. Изображение герба муниципального образования городской округ город Сургут помещают на бланках в случаях, предусмотренных действующими муниципальными правовыми актами.
Герб города на бланках помещается в верхнем поле, расстояние между гербом и верхним краем листа должно составлять 3 - 5 мм. Не допускается изображение герба в цвете.
2.2.4. Наименование организации
Наименование органа местного самоуправления должно соответствовать наименованию, установленному Уставом города.
Наименование структурного подразделения Администрации города должно соответствовать наименованию, установленному в Положении о структурном подразделении.
Если документ подготавливается совместно двумя и более структурными подразделениями Администрации города, то их наименования следует печатать на чистом листе бумаги.
2.2.5. Справочные данные об организации
Справочные данные об органе местного самоуправления, структурном подразделении, должностном лице содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагают на бланке письма. Справочные данные включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, другие сведения по усмотрению организации.
2.2.6. Наименование вида документа
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. В письме наименование вида документа не указывается.
Наименование вида документа, создаваемого в Администрации города и ее структурных подразделениях, должно соответствовать наименованиям, установленным Уставом города, положением о соответствующем структурном подразделении.
Наименование вида документа должно соответствовать наименованию видов документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и т.д.
2.2.7. Дата документа
Датой документа является дата подписания (распорядительные документы, письмо, докладная записка), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется:
- должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ;
- исполнителем, ответственным за регистрацию документа, при регистрации документов в ЭИС.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата может оформляться:
- словесно-цифровым способом, например: 09 января 2013 г.;
- цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами), например, дату 9 января 2013 года следует оформлять: 09.01.2013;
- в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 09 января 2013 года.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
В служебной корреспонденции, зарегистрированной при помощи ЭИС дата, указанная в этикетке с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, проставляется следующим образом: день месяца, месяц, год - двумя парами арабских цифр, разделенных точкой.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
2.2.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности подписавшего.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации города в ЭИС.
Регистрационный номер документа, не предусмотренного ЭИС, проставляется обычным способом.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц, кроме документов, указанных в приложении 17 к настоящей Инструкции.
Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).
Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, протоколы и др.).
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
2.2.9. В исходящих письмах, зарегистрированных в ЭИС, реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" располагаются на этикетке с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства.
Этикетка с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства наклеивается на бланк письма под последней строкой реквизита "Справочные данные об организации" на строки для проставления реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", включенные в бланк. Учитывая размер реквизитов, включенных в бланк письма (изображение герба, "Наименование организации", "Справочные данные об организации") и размер этикетки (55 x 30 мм) иные реквизиты ("Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту" - при их наличии, а также "