Распоряжение Администрации Белоярского района от 18.06.2014 N 198-р "Об использовании системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации Белоярского района"

АДМИНИСТРАЦИЯ БЕЛОЯРСКОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 июня 2014 г. № 198-р

ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЯРСКОГО РАЙОНА

В связи с внедрением комплекса взаимосвязанных автоматизированных систем делопроизводства, объединяющего в единое информационное пространство органы администрации Белоярского района и обеспечивающего автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота:
1. Принять систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) администрации Белоярского района к эксплуатации в тестовом режиме.
2. Утвердить:
1) регламент работ в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - Регламент) согласно Приложению 1 к настоящему распоряжению;
2) концепцию электронного документооборота и делопроизводства в администрации Белоярского района (далее - Концепция) согласно Приложению 2 к настоящему распоряжению.
3. Заместителям главы Белоярского района, управляющему делами администрации Белоярского района, руководителям органов администрации Белоярского района обеспечить:
1) ведение делопроизводства в СЭДД согласно Регламенту;
2) сокращение обмена документами на бумажных носителях между органами администрации Белоярского района.
4. Отделу по информационным ресурсам и защите информации администрации Белоярского района организовать проведение обучения работе в СЭДД и обеспечить пользовательской документацией должностных лиц, участвующих в электронном документообороте.
5. Управлению делами администрации Белоярского района организовать работу по приведению существующих муниципальных правовых актов администрации Белоярского района, регламентирующих делопроизводство в администрации Белоярского района в соответствие с Концепцией.
6. Назначить ответственными:
1) управление делами администрации Белоярского района - за контроль по соблюдению работниками администрации Белоярского района Регламента;
2) отдел по информационным ресурсам и защите информации администрации Белоярского района - за организацию администрирования и технического сопровождения СЭДД при эксплуатации системы.

6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы Белоярского района Ващука В.А, управляющего делами администрации Белоярского района Стародубову Л.П.

Глава Белоярского района
С.П.МАНЕНКОВ





Приложение 1
к распоряжению
администрации Белоярского района
от 18 июня 2014 г. № 198-р

РЕГЛАМЕНТ
РАБОТ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЯРСКОГО РАЙОНА

I. Общие положения

1.1. Регламент работ в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации Белоярского района (далее именуется - Регламент) устанавливает перечень и последовательность работ с документами в администрации Белоярского района в системе электронного документооборота и делопроизводства.
1.2. Работы, предусмотренные Регламентом, выполняются на автоматизированных рабочих местах системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.3. Сокращения и термины, используемые в регламенте:
1) СЭДД - система электронного документооборота и делопроизводства;
2) РК (регистрационная карточка) - форма представления реквизитов документов в электронном виде в СЭДД;
3) ОРД - организационно-распорядительные документы.

II. Перечень работ, выполняемых на рабочих местах системы
электронного документооборота и делопроизводства
в администрации Белоярского района

2.1. В перечень работ входят:
1) регистрация входящей корреспонденции;
2) регистрация исходящей корреспонденции, создание и согласование проектов исходящих документов;
3) регистрация распоряжений и постановлений главы Белоярского района, создание и согласование проектов ОРД;
4) регистрация устных и письменных обращений граждан;
5) контроль за исполнением документов.
2.2. Регистрация входящей корреспонденции и создание РК в СЭДД выполняется сотрудником, осуществляющим регистрацию документов, и включает в себя следующие действия:
2.2.1. В органе администрации Белоярского района, получившем документ, создается РК с заполнением полей, соответствующих реквизитам документа.
2.2.2. При поступлении документа в ответ на исходящий документ необходимо указать связь между исходящим и входящим документами.
2.2.3. Входящий документ сканируется, и файл (или несколько файлов) с графическим изображением документа, полученным с помощью сканирующих устройств, помещается в раздел "Вложение" РК.
2.2.4. Входящий документ (бумажный вариант) направляется руководителю органа администрации, получившего документ, для наложения резолюции.
2.2.5. Руководитель органа администрации, получившего документ, создает резолюции в СЭДД.
2.2.6. По резолюции органами администрации (адресатами) ведется работа по исполнению входящего документа.
2.2.7. После исполнения входящего документа ответственный исполнитель создает отчет об исполнении.
2.2.8. В случае, когда документ считается руководителем, наложившим резолюцию, как исполненный, в РК руководителем устанавливается "Дата исполнения", тем самым работа с данным документом считается выполненной.
2.3. Регистрация исходящей корреспонденции и создание РК в СЭДД выполняется сотрудником, осуществляющим регистрацию документов, и включает в себя следующие действия:
2.3.1. В органе администрации Белоярского района создается проект РК исходящего документа, с заполнением полей, соответствующих реквизитам документа.
2.3.2. При создании проекта исходящего документа в ответ на входящий документ необходимо указать связь между ними.
2.3.3. В раздел "Вложение" созданной РК помещаются файлы (текст письма, приложения, пояснительные записки и т.п.) проекта исходящего документа.
2.3.4. В случае, когда исходящий документ требует согласования, ответственный исполнитель исходящего документа должен произвести процесс согласования в СЭДД.
2.3.5. При согласовании исходящего документа в листе согласующих лиц первой должна стоять фамилия руководителя органа администрации Белоярского района, начавшего процесс согласования.
2.3.6. По окончании согласования или в случае, когда согласование не требуется, после заполнения РК документ направляется на подпись.
2.3.7. Руководитель органа администрации, от имени которого создан исходящий документ, подписывает его в бумажном виде.
2.3.8. В случае, когда документ подписывает глава Белоярского района или его заместитель, то сотрудник, осуществляющий регистрацию документов главы Белоярского района или его заместителей, регистрирует документ в СЭДД.
2.4. Регистрация распоряжений и постановлений главы Белоярского района, создание РК в СЭДД выполняются отделом делопроизводства и контроля администрации Белоярского района и включает в себя следующие действия:
2.4.1. Исполнителем документа создается проект РК ОРД с заполнением полей, соответствующих реквизитам документа.
2.4.2. В раздел "Вложение" созданной РК помещается файл проекта ОРД.
2.4.3. В листе согласующих лиц указываются только заместители главы Белоярского района.
2.4.4. В случае, когда требуется согласование с органами администрации, заместители главы Белоярского района производят процесс дополнительного согласования с подчиненными им органами.
2.4.5. Лист согласования на бумажном носителе подписывают следующие лица: заместители главы Белоярского района, управляющий делами администрации Белоярского района, начальник юридического управления администрации Белоярского района, а также заинтересованные лица в случае отсутствия доступа к СЭДД.
2.4.6. Общий срок согласования и подготовки проекта ОРД не должен превышать 3 рабочих дней с момента начала согласования проекта в СЭДД.
2.4.7. Для завершения оформления проекта ОРД специалистами отдела делопроизводства и контроля администрации Белоярского района производится редактирование файла в разделе "Вложение" (корректировка, добавление бланка).
2.4.8. ОРД подписывается главой Белоярского района в бумажном виде.
2.4.9. Делопроизводитель отдела делопроизводства и контроля администрации Белоярского района подписывает и регистрирует ОРД в СЭДД.
2.5. Регистрация внутренних документов и создание РК в СЭДД выполняется делопроизводителем и включает в себя следующие действия:
2.5.1. В органе администрации Белоярского района исполнителем создается проект РК внутреннего документа с заполнением полей, соответствующих реквизитам документа.
2.5.2. При создании проекта документа в связи с другим документом (входящий, исходящий, внутренний, ОРД) необходимо указать связь между ними.
2.5.3. В раздел "Вложение" созданной РК помещаются файлы (текст письма, приложения, пояснительные записки и т.п.) проекта внутреннего документа.
2.5.4. В случае, когда внутренний документ требует согласования, исполнитель внутреннего документа должен произвести процесс согласования в СЭДД.
2.5.5. При согласовании внутреннего документа в листе согласующих лиц первой должна стоять фамилия руководителя органа администрации, начавшего процесс согласования.
2.5.6. По окончании согласования или в случае, когда согласование не требуется, документ, после заполнения РК, направляется на подпись.
2.5.7. Руководитель органа администрации, от имени которого создан внутренний документ, подписывает его в бумажном виде.
2.5.8. Руководитель органа администрации, от имени которого создан исходящий документ, подписывает его в СЭДД.

2.5.10. Бумажный вариант документа остается в органе администрации, от имени которого создан внутренний документ в СЭДД, а работа органов администрации (адресатов) проводится на основании электронного оригинала в СЭДД.
2.5.11. Руководитель органа администрации (адресата), получившего документ, создает резолюции в СЭДД.
2.5.12. По резолюции органами администрации (адресатами) ведется работа по исполнению входящего документа.
2.5.13. После исполнения внутреннего документа создается отчет об исполнении.
2.5.14. В случае, когда документ считается руководителем, наложившим резолюцию, как исполненный, в РК руководителем устанавливается "Дата исполнения" документа.
2.6. Регистрация устных и письменных обращений граждан и создание РК в СЭДД выполняется сотрудниками отдела по обращениям граждан администрации Белоярского района, включает в себя следующие действия:
2.6.1. В органе администрации исполнителем создается проект РК обращения граждан с заполнением полей, соответствующих реквизитам документа.
2.6.2. При создании проекта документа в связи с другим документом (входящий, исходящий, внутренний, ОРД) необходимо указать связь между ними.
2.6.3. Обращения граждан, поступившие к делопроизводителю, сканируются, и электронный образ документа помещается в раздел "Вложение" РК.
2.6.4. Обращения граждан (бумажный вариант), поступившие к делопроизводителю, направляется руководителю для наложения резолюции.
2.6.5. Руководитель создает резолюции в СЭДД.
2.6.6. По резолюции органами администрации (адресатами) ведется работа по исполнению документа.
2.6.7. При необходимости создания ответного письма создается РК исходящего документа. В поле "Вид документа" в РК исходящего документа устанавливается признак - "Ответы на обращения граждан".
2.6.8. После исполнения документа исполнитель создает отчет об исполнении.
2.6.9. В случае, когда документ считается руководителем, наложившим резолюцию, как исполненный, в РК руководителем устанавливается "Дата исполнения".
2.7. Контроль за выполнением документов в СЭДД включает в себя:
1) ведение в системе электронного документооборота и делопроизводства информации, необходимой для осуществления последующего контроля:
2) на рабочем месте системы электронного документооборота в отделе делопроизводства и контроля формируются и вводятся в систему контрольные задания, содержащиеся в распоряжениях и постановлениях главы Белоярского района, сроки исполнения, ответственные исполнители;
3) на рабочих местах системы электронного документооборота формируются и вводятся в систему задания, сроки исполнения, исполнители, содержащиеся в резолюциях должностных лиц администрации Белоярского района, вводится и проверяется информация о ходе исполнения документов.





Приложение 2
к распоряжению
администрации Белоярского района
от 18 июня 2014 г. № 198-р

КОНЦЕПЦИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЯРСКОГО РАЙОНА

1. Введение

Концепция электронного документооборота и делопроизводства в администрации Белоярского района (далее - Концепция) определяет цели, задачи и основные принципы создания и использования системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации Белоярского района (далее - СЭДД, система).
Правовую основу Концепции составляют правовые акты Российской Федерации и иные документы, регламентирующие вопросы использования информационных технологий, в том числе:
1) Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212;
2) Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи";
3) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

2. Цели и задачи СЭДД

Главными целями создания СЭДД являются:
1) построение целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы администрации Белоярского района;
2) возможность последующего подключения к системе всех органов местного самоуправления Белоярского района и муниципальных учреждений Белоярского района для организации эффективного взаимодействия между ними;
3) интеграция в системы электронного документооборота правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры с учетом возможностей информационных и коммуникационных технологий.
Достижение указанных целей обеспечивается решением следующих задач:
1) максимально возможное исключение бумажных документов из внутреннего документооборота органов администрации Белоярского района и осуществление межведомственного и межуровневого информационного взаимодействия в форме электронных документов;
2) придание официального статуса электронным документам, используемым для взаимодействия;
3) создание единого пространства доверия путем обеспечения основных участников сертификатами ключей электронной цифровой подписи;
4) организация процедуры согласования в форме электронных документов;
5) использование СЭДД муниципальными служащими в своей деятельности, в первую очередь руководителями органов администрации Белоярского района;
6) организация мобильного офиса руководителя;
7) обеспечение прозрачности и оперативности процесса исполнения поручений, повышение ответственности за исполнение поручений за счет включения в электронный документооборот конечных исполнителей;
8) сокращение количества копий документов (бумажных и электронных), необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

3. Принципы построения СЭДД

Построение СЭДД основывается на следующих принципах:
1) организация функционирования системы как внутри Информационной вычислительной сети администрации Белоярского района, так и на территориально удаленных объектах, оснащенных средствами удаленного доступа;
2) наличие централизованного механизма управления и изменения системы, минимизация требуемого для работы с системой программного обеспечения на рабочих местах пользователей, организация процесса обработки электронных документов на серверах;
3) наличие центрального хранилища электронных документов с поддержкой размещения базы данных на нескольких серверах администрации Белоярского района;
4) наличие механизма разграничения доступа пользователей (групп пользователей) к документам, позволяющего пользователям системы получать доступ на ознакомление, изменение или удаление электронных документов в соответствии с назначенными им полномочиями в системе;
5) интеграция с офисными приложениями для создания и редактирования документов;
6) наличие механизма настройки функций системы на особенности организации документооборота в администрации Белоярского района;
7) наличие механизма настройки функций системы в соответствии с функциональными обязанностями пользователей;
8) наличие механизма настройки функций системы под изменяющиеся схемы и процессы документооборота;
9) обеспечение централизованного контроля за вертикально и горизонтально циркулирующими потоками служебной корреспонденции, обращений граждан, правовых, директивных, распорядительных и иных документов;
10) наличие единой системы классификации в органах местного самоуправления Белоярского района;
11) открытость системы (интеграция с информационными системами электронного документооборота других производителей, возможности добавления функциональных блоков);
12) наличие единой точки входа пользователей в систему;
13) наличие гибкой и производительной подсистемы поиска документов;
14) наличие подсистемы защиты информации;
15) обеспечение юридической значимости электронных документов за счет использования электронных цифровых подписей.

4. Основные функции СЭДД

Основными функциями СЭДД являются:
1) учет входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов, обращений граждан и нормативных правовых актов;
2) обеспечение централизованного хранения электронных документов;
3) обеспечение регламентированного доступа к электронному хранилищу документов;
4) подготовка документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов, совместное редактирование документов с контролем версий;
5) создание поручений, включая устные, их автоматическая рассылка для исполнения;
6) контроль и мониторинг исполнения поручений и документов;
7) формирование справок, отчетов;
8) организация и контроль движения документов;
9) поиск документов (по тексту, по реквизитам документа);
10) настраивание процессов обработки документов и форм;
11) списание документов в дела;
12) архивное хранение электронных документов.

5. Организационное обеспечение

Заказчиком создания СЭДД является администрация Белоярского района.
Общая координация выполнения мероприятий, рассмотрение, согласование технических заданий и проектно-сметной документации, организация конкурса на создание СЭДД, формирование единой коммуникационной инфраструктуры, необходимой для организации функционирования СЭДД, осуществляется отделом по информационным ресурсам и защите информации Администрации Белоярского района.

6. Этапы реализации

Реализация Концепции осуществляется в три этапа.
Реализация 1-го этапа создания СЭДД включает:
1) создание электронного хранилища документов;
2) внедрение поточного сканирования;
3) создание справочников системы;
4) подготовка, учет, ознакомление и согласование нормативных правовых актов в электронном виде.
Реализация 2-го этапа создания СЭДД включает:
1) формирование поручений (заданий), контроль исполнения, рассылка входящих документов;
2) подготовка, согласование, подписание и рассылка исходящих документов;
3) формирование поручений (заданий), контроль исполнения, рассылка для исполнения писем и обращений граждан, организаций;
4) подготовка, регистрация, согласование, подписание проектов договоров (соглашений);
5) подготовка, согласование материалов совещания, рассылка материалов совещания, оповещение о проведении совещания, регистрация протокола совещания, формирование заданий по итогам совещания, контроль исполнения;
6) подготовка, согласование, визирование, подписание внутренних документов органов администрации Белоярского района, контроль исполнения;
7) списание документов в дела, передача в электронный архив;
8) поиск документов в электронном архиве;
9) обеспечение регламентированного доступа к архивным документам.
Реализация 3-го этапа создания СЭДД предполагает ввод полного функционала СЭДД в постоянную эксплуатацию.

7. Заключение

Процесс делопроизводства и документооборота является основным процессом, обеспечивающим муниципальных служащих, принимающих решения, информацией для реализации функций управления. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота требуют собственной системы управления.
Создание СЭДД позволит обеспечить согласованную работу органов администрации Белоярского района, а в последующем и всех органов местного самоуправления и муниципальных учреждений Белоярского района, повысить производительность труда муниципальных служащих за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов, повысить ответственность за исполнение документов и оперативность доступа к информации, упростить работу с документами, повысить ее эффективность.


------------------------------------------------------------------