Постановление Губернатора ХМАО - Югры от 16.05.2014 N 57 "О внесении изменений в приложение к постановлению Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30 декабря 2012 года N 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры"
ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 мая 2014 г. № 57
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИЛОЖЕНИЕ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ
ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
ОТ 30 ДЕКАБРЯ 2012 ГОДА № 176 "ОБ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ"
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры постановляю:
1. Внести в приложение к постановлению Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30 декабря 2012 года № 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" следующие изменения:
1.1. В пункте 1.6 слова ", служебную или иную охраняемую законом" исключить.
1.2. В разделе II:
1.2.1. После абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:
"конфиденциальное делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание конфиденциальных официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа;".
1.2.2. После абзаца седьмого дополнить абзацами следующего содержания:
"конфиденциальный документ - зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;".
1.3. В абзаце первом пункта 4.1, абзацах первом и втором пункта 4.2 после слов "учет служебной корреспонденции," дополнить словами "в том числе конфиденциальных документов,".
1.4. В пункте 7.1.17 слова "штамп с грифом "Конфиденциально" заменить словами "пометка "Для служебного пользования".
1.5. Дополнить разделом XI следующего содержания:
"Раздел XI. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
11.1. Прием, регистрация и учет конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.
Размещение (опубликование) документов с пометкой "Для служебного пользования" (в том числе их проектов) на официальных сайтах органов государственной власти, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.
11.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны руководителем органа государственной власти (начальником структурного подразделения), под подпись в соответствующих учетных формах.
11.3. Особенности оформления конфиденциальных документов.
11.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать реквизиты согласно приложению 26 к Инструкции:
пометка конфиденциальности "Для служебного пользования";
номер экземпляра;
регистрационный номер, присвоенный по журналу учета в системе конфиденциального делопроизводства;
сведения об исполнителе.
Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:
Для служебного пользования
Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нем под пометкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "Без приложения не конфиденциально", например:
Для служебного пользования
(без приложения 1 не конфиденциально)
Экз. № ____
Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой "дсп".
В органах государственной власти не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как "Для служебного пользования".
11.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган государственной власти содержат:
индекс "Вх";
порядковый учетный номер, присвоенный по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов;
пометку конфиденциальности "Для служебного пользования";
дату поступления и количество листов.
При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+" общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:
Вх. № 123дсп
00.00.0000
1 + 22 + 13н/к,
где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения, 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.
В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:
приложение к вх. № ____ от "___" ________ 20___,
с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.
11.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе". На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля (нижний колонтитул). На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой ("дсп"), например:
№ 173дсп,
где 173 - номер по журналу учета подготовленных документов, "дсп" - аббревиатура пометки конфиденциальности документа.
11.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.
Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:
Для служебного пользования
Экз. № ____
На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:
Экз. единственный
При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.
11.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложения" с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:
Приложения:
1. Сведения о запасах..., уч. № __ от "___" ____ 20__, экз. № __, на 4 л., для служебного пользования.
2. Справка..., экз. № __, на 2 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например:
Приложение:
Сведения о запасах..., уч. № __ от "__" ____ 20__, экз. № __, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.
11.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.
Указанная отметка включает в себя:
учетный номер;
количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;
отметку об уничтожении чернового документа;
должность, ФИО, контактный телефон работника, исполнившего документ;
должность, ФИО, контактный телефон работника, отпечатавшего документ;
дату подготовки документа, например:
Уч. № 173дсп
исполнено 2 экз.
Экз. № 1 - в адрес,
экз. № 2 - в дело
ч/м - уничтожен.
Исполнил:
должность, ФИО, тел. -
Отпечатал:
должность, ФИО, тел. -
00.00.0000
Или
Уч. № 173дсп
исполнено 23 экз.
Экз. № 1 - в дело,
экз. № 2 - 23 - в администрации муниципальных
образований автономного округа
согласно рассылке,
ч/м - уничтожен.
Исполнил:
должность, ФИО, тел. -
Отпечатал:
должность, ФИО, тел. -
00.00.0000
В случае если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:
Уч. № 173дсп
исполнено 23 экз.
Экз. № 1 - в дело,
экз. № 2 - 23 - в администрации муниципальных
образований автономного округа
согласно рассылке
ч/м - уничтожен.
Исп. и отп.:
должность, ФИО, тел. -
00.00.0000
11.3.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем органа государственной власти или лицом, его замещающим.
Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:
Пометка "Для служебного пользования" снята,
должность
______________ ФИО
00.00.0000
О снятии пометки "Для служебного пользования" на конфиденциальных документах, а также в учетных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.
11.4. Учет конфиденциальных документов.
11.4.1. Входящие (поступившие) и исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы подлежат учету путем присвоения и проставления на них регистрационных номеров, а также внесения учетных данных в журналы учета конфиденциальных документов согласно приложению 27, 28 к Инструкции (далее - журнал, журналы).
11.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью органа государственной власти.
Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.
В учетных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
11.4.3. В формах учета конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью органа государственной власти.
На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем журнале пронумеровано,
прошнуровано и опечатано
______________ листов
(прописью)
__________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия, должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата).
11.4.4. Конфиденциальные документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно. Носители конфиденциальной информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки), машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) - поштучно.
11.4.5. При регистрации конфиденциальных документов в СЭД в электронных регистрационных карточках документов в поле "Содержание" делается пометка конфиденциальности "ДСП", содержание текста не указывается.
11.4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.
11.4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.
11.5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учета исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов (приложение 28 к Инструкции).
11.6. Поступившие в орган государственной власти документы, имеющие пометку конфиденциальности "Для служебного пользования", в том числе "Коммерческая тайна", "Служебная тайна", "Конфиденциально", "Строго конфиденциально" подлежат учету в журнале учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов (приложение 29 к Инструкции).
11.7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов.
При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1 - 7 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа ("дсп"). В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе государственной власти, издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания (утверждения).
Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.
При наличии в конфиденциальном документе сопроводительного письма, в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 - количество листов приложений.
При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком "+" отдельно, например:
Вх. № 123дсп
11.10.2013
1 + 22 + 13н/к,
где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения и 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.
При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.
При учете конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.
Графа 8 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией руководителя органа государственной власти лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.
11.8. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.
К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиопленки, а также текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.
Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения (приложение 30 к Инструкции).
Перед учетным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс "Инв. N".
В журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.
При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1 - 7 журнала учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учета без сопроводительного письма.
Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учет выделенного хранения, проставляется индекс "Инв. № ___", присвоенный приложению по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
Конфиденциальный документ, изданный другим органом государственной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учета документов выделенного хранения.
При регистрации конфиденциального документа в журнале учета документов выделенного хранения, ранее учтенного в журнале учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил конфиденциальный документ, в графе 5 - его учетный номер по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 13 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов проставляются номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделенное хранение.
При регистрации конфиденциального документа в журнале учета документов выделенного хранения, ранее учтенного в журнале учета исходящих (отправленных) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается структурное подразделение данного органа государственной власти, разработавшее конфиденциальный документ, в графе 5 - учетный номер конфиденциального документа по журналу учета подготовленных исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов, в графе 17 журнала учета подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов проставляется номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров.
При регистрации машинного носителя конфиденциальной информации в журнале учета документов выделенного хранения, ранее учтенного в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 4 указывается орган государственной власти, в графе 5 - учетный номер машинного носителя конфиденциальной информации по журналу учета машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 9 журнала учета машинных носителей конфиденциальной информации проставляется номер, присвоенный машинному носителю конфиденциальной информации по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
При постановке на учет выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.
Учтенные текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нем указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются в заверительной надписи.
Индексы и учетные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).
На чертежно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами.
11.9. Учет машинных носителей конфиденциальной информации.
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации (приложение 31 к Инструкции).
11.10. Отправка конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учета исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.
Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге (приложение 32 к Инструкции).
Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.
Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учета выдачи конфиденциальных документов (приложение 33 к Инструкции) или в карточке учета выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) (приложение 34 к Инструкции).
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиопленки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учета подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.
11.11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия руководителя органа государственной власти.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения руководителя органа государственной власти, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.
В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза руководителя органа государственной власти с поручением уполномоченному лицу:
снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);
выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;
указать адреса получателей и дату, например:
Ивановой О.А.
1. Снять две копии и направить в администрации
Белоярского района, Березовского района.
2. Сделать выписку пунктов 1 - 4, 7 и направить в
Департамент культуры автономного округа.
Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.
После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:
Дополнительно размножено 2 экз.
Уч. № 173дсп (экз. № 3/1) - в администрацию Белоярского р-на,
уч. № 173дсп (экз. № 3/2) - в администрацию Березовского р-на.
Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7.
Уч. № 251дсп (экз. № 1) - в Департамент культуры
автономного округа,
подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата
В учетных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:
Дополнительно размножено ___ экз.
Дополнительно размноженные конфиденциальные документы учитываются за этим же номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:
экз. № 3/1,
где 3 - номер экземпляра размножаемого конфиденциального документа, а 1 - порядковый номер размноженной копии.
Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учетными номерами.
На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия".
На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка".
11.12. Формирование конфиденциальных документов в дела.
Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.
В номенклатуру дел органа государственной власти включаются дела "Для служебного пользования" и журналы учета конфиденциальных документов.
В номенклатуре дел в графе "Индекс дела" добавляется пометка конфиденциальности "Для служебного пользования".
Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка "Для служебного пользования", которая проставляется в правом верхнем углу обложки.
Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего подшитого конфиденциального документа.
На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение 35 к Инструкции). Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.
По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем деле пронумеровано,
прошнуровано и опечатано печатью
______________ листов
(прописью)
Листы 16 - 30 изъяты,
подшита одна справка-заместитель
______________________________
Подпись (расшифровка подписи), должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата)
Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия руководителя органа государственной власти.
При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель (приложение 36 к Инструкции), которая подписывается руководителем службы делопроизводства или лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.
11.13. Хранение конфиденциальных документов.
Прием дел с пометкой конфиденциальности "Для служебного пользования" на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи конфиденциальных дел (документов) (приложение 37 к Инструкции).
Дела передаются в архив органа государственной власти с полистной проверкой включенных в них конфиденциальных документов.
Выдача дел осуществляется под подпись в "Карточке учета выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)".
Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве органа государственной власти.
Помещения, в которых ведется конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.
За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.
Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в структурном подразделении органа государственной власти осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе государственной власти, с обязательной отметкой в журнале учета выдачи конфиденциальных документов.
При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем органа государственной власти.
Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия руководителя соответствующего органа государственной власти.
11.14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.
Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путем их механической переработки на шредерах либо сжигаются.
Магнитные, оптические носители конфиденциальной информации уничтожаются механическим путем (разбиваются или разрезаются на части размером не более 1 x 1 см), а жесткие магнитные диски (винчестеры) и USB-флэш накопители - путем механического воздействия до полного разрушения или в специализированных устройствах для уничтожения информации, путем воздействия электромагнитного поля.
Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.
11.15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.
Контроль сохранности конфиденциальных документов осуществляется комиссией, созданной по распоряжению (приказу) руководителя органа государственной власти (далее - Комиссия).
Персональный состав Комиссии (не менее 3 человек) определяет руководитель органа государственной власти.
В состав Комиссии включаются заместитель руководителя органа государственной власти, ответственный за организацию работ по безопасности информации в органе государственной власти, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчетным.
В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путем сверки записей в учетных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.
В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя Комиссии.
По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов (приложение 38 к Инструкции), который утверждается руководителем органа государственной власти. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.
Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется в Аппарат Губернатора автономного округа.
В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором допущен этот факт, руководитель органа государственной власти и Управление специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа.
По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений органом государственной власти в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.
Копия заключения по результатам служебной проверки направляется руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа.
В учетных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.".
1.6. Дополнить приложениями к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры 26 - 38 следующего содержания:
"Приложение 26
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Для служебного пользования
Экз. № __
Бланк органа
государственной власти
(угловой штамп)
Краткое наименование конфиденциального документа
Текстовая часть конфиденциального документа
Приложения:
1. Наименование приложения ..., уч. № __ от "___" ________ 20__, экз.
№ __, на 4 л., для служебного пользования.
2. Наименование приложения ..., уч. № __ от "___" _______ 20__, экз.
№ __, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Уч. № 173дсп,
исполнено 23 экз.
экз. № 1 - в дело
экз. № 2 - 23 - в администрации муниципальных
образований автономного округа согласно рассылке
ч/м - уничтожен
Исп. и отп.:
должность, ФИО, тел. -
дата
Приложение 27
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Для служебного пользования
ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА
_______________________________________________
(наименование органа государственной власти,
организации автономного округа)
Журнал (обложка)
____________________________________________
(наименование вида учета)
Начат: "____" ___________ 20____ г.
Окончен: "____" ___________ 20____ г.
Приложение 28
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Журнал
учета исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов
Порядковый номер
Вид и краткое содержание
Подразделение и фамилия исполнителя
Отпечатано
Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге
кол-во экз.
кол-во листов в экз.
1
2
3
4
5
6
Отправлено документов
Расписка работника службы делопроизводства или номер и дата акта об уничтожении документа
Расписка о проверке наличия документов и дата
Примечание
Куда и кому
Номера экземпляров
Номер сопроводительного письма и дата
Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов
7
8
9
10
11
12
13
Приложение 29
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Журнал
учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов
Учетный номер документа
Дата поступления
Вид и краткое содержание документа
Откуда поступил
Номер и дата издания документа
Количество листов
основного документа
приложения
1
2
3
4
5
6
7
Кому выдан
Подпись за получение и дата
Подпись за возврат и дата
Индекс (номер) дела, номера листов дела, куда подшит документ, номер и дата акта об уничтожении документа
Отметки о проверке наличия документов
Примечание
8
9
10
11
12
13
Приложение 30
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Журнал
учета конфиденциальных документов выделенного хранения
Учетный номер документа
Дата регистрации
Вид и заголовок документа
Откуда поступил или какой службой разработан
С каких учетных номеров переведен
Номера экземпляров
Кол-во листов в экземпляре
Сведения о тиражировании
номер и дата наряда на размножение
количество и номера размноженных экземпляров
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Отправление
Отметка о возврате
Уничтожение
Передача на архивное хранение
куда отправлен
номера экземпляров
наименование, номер и дата сопроводительного документа
номера экземпляров
номер и дата акта об уничтожении
номер экземпляра
архивный шифр
Приложение 31
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Журнал
учета машинных носителей конфиденциальной информации
Учетный номер носителя
Дата учета
Тип, емкость носителя
Серийный номер носителя
Отметка о постановке на учет (ФИО, подпись, дата)
Местонахождение носителя (адрес, № кабинета)
Отметка о снятия с учета (ФИО и подпись ответственного лица, дата)
Сведения об уничтожении носителя (реквизиты Акта об уничтожении)
1
2
3
4
5
6
7
8
Приложение 32
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
РАЗНОСНАЯ КНИГА № ____
(РЕЕСТР)
ДЛЯ СДАЧИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПАКЕТОВ)
____________________________________________________________
(наименование органа власти, организации автономного округа)
Начата: "____" ____________________ 20____ г.
Окончена: "____" ____________________ 20____ г.
Срок хранения _____ лет
№ п/п
Дата отправления документов (пакетов)
Учетный номер
Наименование документа
Кому адресован документ (пакет)
Количество документов (пакетов), расписка в получении, дата и время
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Приложение 33
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Журнал
учета выдачи конфиденциальных документов
Порядковый номер документа
Дата передачи документа
Вид и краткое содержание документа
Количество листов и номера экземпляров
Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ
Расписка в получении документа
Расписка принявшего документ обратно и дата
Примечание
Основного документа
Приложения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 34
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Карточка
учета выдачи конфиденциальных материалов
(дел, книг, журналов, чертежей машинных носителей
информации)
Дата
Инв. N
Наименование (вид) конфиденциального материала
Номер экземпляра
Кому выдано (должность, ФИО)
Отметка о получении (роспись и дата)
Отметка о возврате (ФИО ответственного лица, роспись и дата)
1
2
3
4
5
6
7
Приложение 35
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле № __
№ п/п
Номер документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________
(цифрами и прописью)
Должность
лица, составившего
внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 36
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Подшитый в дело № ______ том № ______ на _____ листах _________________
___________________________________________________________________________
(наименование документа: справка, доклад, письмо и т.п.)
учтенный за № ________ дсп, от "___" __________ 20___ г., на __________
листах и приложение к нему, учтенное за № __ дсп, от "__" _______ 20__ г.,
на ___ листах, из данного дела изъят (ы) и:
а) подшит (ы) в дело № ______, том № ___, листы ___, за "__" __________
20___ г.;
б) направлен (ы) __________________________ "___" ___________ 20___ г.;
(кому)
в) выдан (ы) во временное пользование _________________________________
(кому и по какому учтенному документу)
г) уничтожен (ы) ______________________________________________________
(номер акта и дата)
Основание: ____________________________________________________________
(кто разрешил изъятие документа, должность, его подпись, фамилия, инициалы)
Документ (ы) из дела изъял: ___________________________________________
(должность лица, изъявшего документы)
"__" __________ 20___ г. ______________ ______________________
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Документ (ы) принял на ________________________________________________
(отправку, подшивку в другое дело, передачу исполнителю)
_______________________________________________________________________
(должность лица, изъявшего документы)
"____" __________ 20___ г. ______________ ______________________
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Приложение 37
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя органа
государственной власти
автономного округа
_____________________________
Подпись Расшифровка подписи
"____" _________ 20___ г.
АКТ
приема-передачи конфиденциальных дел (документов)
№ п/п
Номер и дата документа (индекс и крайние даты дела)
Заголовок документа (дела)
Количество листов документа (дела)
1
2
3
4
Всего __________________________________________ документов (дел)
(количество документов цифрами и прописью)
Передал _____________________ (должность, фамилия, имя, отчество)
Принял ______________________ (должность, фамилия, имя, отчество)
"___" _____________ 20 г.
Приложение 38
к Инструкции по делопроизводству
в государственных органах Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и исполнительных
органах государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя органа государственной власти
автономного округа
______________________________
Подпись Расшифровка подписи
"____" ___________ 20___ г.
АКТ
проверки наличия и состояния конфиденциальных документов
_______________________________________________
(наименование органа государственной власти)
Дата начала проверки: "_____" ___________ _____ г.
Дата завершения проверки: "____" _________ ____ г.
Настоящий акт составлен по результатам проверки наличия и состояния
конфиденциальных документов в ____________________________________________,
(наименование органа государственной власти)
проведенной в соответствии с _____________________________________________,
(наименование и реквизиты решения о проведении проверки)
в ходе проверки установлено:
1. Все числящиеся в ___________________________ документы в наличии и
предъявлены комиссии в полном объеме, за исключением отправленных и
уничтоженных, по которым имеются подтверждающие документы (реестры, акты на
уничтожение).
2. Находящиеся в наличии документы по состоянию на 29 декабря 20__
года учтены:
Входящие конфиденциальные документы и приложения к ним с № ___ по № ___
согласно журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов
(№ ____ по номенклатуре дел) в наличии.
Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом
учета, реестрами на полученную корреспонденцию.
Расхождений нет.
Подготовленные (изданные), исходящие конфиденциальные документы и
приложения к ним с № ____ по № ____ согласно журналу учета подготовленных
(изданных) конфиденциальных документов (№ ____ по номенклатуре дел) в
наличии. Рассылка их сверена с расчетами рассылки, реестрами на
отправленную корреспонденцию, разносной книгой. Расхождений нет.
Входящие конфиденциальные документы, переведенные на учет выделенного
хранения с № ___ по № ___ согласно журналу учета конфиденциальных
документов выделенного хранения (№ ____ номенклатуры 20___ г.), в наличии.
Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учета,
реестрами на полученную корреспонденцию. Расхождений нет.
Поступившие (отправленные) машинные носители конфиденциальной
информации с № ___ по № ___ согласно журналу учета машинных носителей
конфиденциальной информации (№ ____ по номенклатуре дел) в наличии.
Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учета,
реестрами на полученную корреспонденцию. Расхождений нет.
3. Учет и хранение конфиденциальных документов осуществляются в
соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в
государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и
исполнительных органах государственной власти, утвержденной постановлением
Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30 декабря 2012
года № 176.
Председатель комиссии _______________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии _______________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
С актом проверки ознакомлены:
___________________________ _____________ _______________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
ответственного за конфиденциальное делопроизводство)
М.П.
"____" ___________ 20___ г.".
2. Руководителям государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры привести документы, регулирующие отдельные вопросы организации делопроизводства, в соответствие с настоящим постановлением.
3. Признать утратившим силу постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа от 5 ноября 1999 года № 455 "О порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в Администрации Ханты-Мансийского автономного округа".
Губернатор
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
Н.В.КОМАРОВА
------------------------------------------------------------------